Η τέχνη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης

Το επόμενο email είναι ένα μήνυμα που αποστέλλεται για διευκρίνιση προηγούμενου προσωπικού, τηλεφωνικού ή διαδικτυακού διαλόγου. Τα επακόλουθα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιούνται συχνά για την ανταλλαγή επιπλέον λεπτομερειών ή πληροφοριών που έχουν συλλεχθεί μετά το κλείσιμο μιας συνομιλίας ή / και για την παροχή ενημέρωσης σχετικά με ένα έργο ή πρωτοβουλία. Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανοίγουν τις γραμμές επικοινωνίας και διασφαλίζουν ότι και οι δύο πλευρές βρίσκονται στην ίδια σελίδα.

Ακολουθούν ορισμένες προτεινόμενες τακτικές και η λογική τους για να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε το τέλειο email παρακολούθησης.

Το αφεντικό θα επιστρέψει ποτέ σε μένα;

Εάν έχετε κολλήσει σε μια ρουτίνα ενώ περιμένετε το αφεντικό σας να σας δώσει το πράσινο φως, δοκιμάστε κάτι όπως: "Γεια! Είμαι τόσο ενθουσιασμένος για αυτό το έργο. Έχω ολοκληρώσει το πρώτο παραδοτέο και είμαι πρόθυμος να συνεχίσω την ορμή. Ενημερώστε με για τα επόμενα βήματα. Απέκλεισα όλη την ημέρα αύριο για να δουλέψω περισσότερο. Ευχαριστώ!"

Γιατί λειτουργεί: Το αφεντικό σας γενικά κάνει ταχυδακτυλουργίες σε πολλά έργα και μπορεί να έχει αποσπάσει την προσοχή της από αυτό το έργο. Υπενθυμίζοντάς της το ενδιαφέρον και τη διαθεσιμότητά σας, πιθανότατα θα ανταποκριθεί γρήγορα με μια λίστα υποχρεώσεων που πρέπει να ολοκληρωθεί. Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δείχνει την προθυμία σας να βοηθήσετε και είναι γενικά αποδεκτό από ένα αφεντικό.

Πού λειτουργεί το υφιστάμενο μου;

Υπάρχει μια λεπτή γραμμή ανάμεσα στην ενδυνάμωση του υπαλλήλου σας και στην επίτευξη μέτριας παραγωγής. Αν τελειώσετε να παίζετε το παιχνίδι αναμονής, δοκιμάστε κάτι σαν αυτό: Γειά σου! Προσπαθώ να δω πώς έρχεστε μαζί με το έργο που αναμένεται την Τρίτη. Παρακαλώ δώστε μου μια ενημέρωση κατάστασης. Επίσης, παρακαλώ ενημερώστε με πώς μπορώ να σας υποστηρίξω καλύτερα εδώ. "

Γιατί λειτουργεί: Ενώ λίγοι υπάλληλοι επιθυμούν να είναι μικροδιαχειριζόμενοι, είναι σίγουρα σκόπιμο να ζητήσουν πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση ολοκλήρωσης ενός έργου. Προσφέροντας υποστήριξη, ενημερώνετε τον υπάλληλο ότι είστε διαθέσιμοι για βοήθεια ή για παροχή πρόσθετων πόρων, εάν είναι απαραίτητο. Μερικές φορές, οι εργαζόμενοι φοβούνται να ζητήσουν βοήθεια, αλλά θα πουν, "Λοιπόν, αφού ρωτήσατε ..." μόλις ανοίξουμε την πόρτα.

Έλαβα τη δουλειά;

Εάν αναρωτιέστε για την επιτυχία μιας πρόσφατης συνέντευξης εργασίας, δοκιμάστε κάτι σαν αυτό: "Γεια! Μου άρεσε πολύ η συνέντευξή μας την περασμένη εβδομάδα. Παρακαλώ δώστε μου μια ενημέρωση. Ελπίζω να έχουμε την ευκαιρία να συνεργαστούμε σύντομα. "

Γιατί λειτουργεί: Ένα τέτοιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αποτελεσματικό επειδή δείχνει στον υπεύθυνο πρόσληψης ή πρόσληψης ότι είστε σοβαροί για τη θέση. Η παρακολούθηση δείχνει ενδιαφέρον για τη δουλειά και την εταιρεία και τονίζει επίσης ότι είστε υπεύθυνοι. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε μέσω τηλεφώνου για να πείτε "ευχαριστώ" και να ζητήσετε ενημέρωση.

Πού είναι τα χρήματά μου;

Μερικές φορές μπορεί να αισθάνεται μάλλον αμήχανη η παρακολούθηση σχετικά με μια πληρωμή που λείπει. Εάν αντιμετωπίζετε αυτό το ζήτημα, δοκιμάστε κάτι σαν αυτό: "Γεια! Ελπίζω ότι όλα είναι καλά. Αυτή είναι μια υπενθύμιση ευγένειας που περιμένω ακόμα πληρωμή για υπηρεσίες που παρασχέθηκαν τον περασμένο μήνα. Έχω επισυνάψει το τιμολόγιο για την εξυπηρέτησή σας. Παρακαλώ δώστε μου μια ενημέρωση. Σας ευχαριστώ!"

Γιατί λειτουργεί: Μερικές φορές, ο πελάτης χρειάζεται απλώς μια γρήγορη υπενθύμιση. Δεν είναι ασυνήθιστο αυτό το είδος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να ζητά πληρωμή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σαλιγκάρι. Είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε μια «απόδειξη ανάγνωσης» για το email, σε περίπτωση που χρειαστεί να συνεχίσετε τις επόμενες μέρες.

Συμβουλή: Ενώ συχνά στηριζόμαστε στην επικοινωνία μέσω email, μην ξεχνάτε ποτέ τη δύναμη μιας τηλεφωνικής κλήσης ή μιας συνομιλίας. Μερικές φορές, η άμεση συνομιλία με κάποιον είναι ο ευκολότερος τρόπος για να διασφαλίσουμε ότι το μήνυμά μας θα παραλαμβάνεται όπως προορίζεται.

Πνευματικά δικαιώματα © 2021 Amy Cooper Hakim